¿Qué es la gestión de órdenes de compra?
Gestión de órdenes de compra Regula cómo las solicitudes se convierten en órdenes de compra aprobadas, cómo los proveedores confirman y entregan, y cómo las facturas llegan al pago. Si se gestiona correctamente este proceso, se obtiene visibilidad, control y registros de auditoría limpios para todos los proveedores y ubicaciones. Se integra perfectamente con Suite OMS/WMS de Tejas (“Cumplimiento simplificado”).
Ver myPOmanager - Sistema de gestión de órdenes de compra de Tejas (automatización basada en reglas, EDI/API, paneles de control).
¿Cómo funciona el proceso de gestión de órdenes de compra?
Este es el ciclo de vida que adoptan muchos equipos:
- Requisar
- Selección de proveedores y condiciones
- creación de orden de compra
- Aprobaciones y tolerancias
- Envío al proveedor (correo electrónico o EDI/API)
- Seguimiento de pedidos (confirmaciones, ASN, entrega)
- Recibo de mercancías (GRN)
- Pago y conciliación
- Informes y mejora continua
Instantánea de RACI: Solicitante (necesidad), Comprador (abastecimiento), Aprobador (presupuesto/política), AP (coincidencia/pago), Proveedor (cumplimiento).
MATRIZ RACI
| Paso en el ciclo de vida de la orden de compra |
Comprador |
Aprobador |
Proveedor |
| Requisar |
|
|
|
| Selección de proveedores y condiciones |
R/A |
|
C |
| creación de orden de compra |
R |
C |
|
| Aprobaciones y tolerancias |
|
A |
|
| Envío al proveedor |
R |
C |
I |
| Seguimiento de pedidos |
R |
|
R |
| Recibo de mercancías (GRN) |
C |
|
R |
| Informes y mejora |
R |
A |
I |
Las plataformas Tejas admiten ciclos de vida tanto de almacén como de envío directo, por lo que la adquisición se mantiene sincronizada con el cumplimiento.
Contacta con nosotros hoy.
Flujo de trabajo de órdenes de compra paso a paso
Preselección de proveedores
- Utilice maestros de artículos estándar, plazos de entrega y acuerdos de nivel de servicio.
- Capture MOQ, niveles de precios y ventanas de envío prometidas.
Consejo: Mantenga un cuadro de mando de proveedores para OTIF y tasas de defectos.
Creación de órdenes de compra (campos que importan)
- Artículo, cantidad, precio, impuestos; destino de envío; Incoterms; fecha de cancelación; condiciones de pago; notas de ruta.
- Esquema de numeración y control de versiones para órdenes de cambio.
- En Tejas myPOmanager, Las reglas ayudan a sugerir qué comprar según la velocidad de ventas y las temporadas.
Aprobaciones y tolerancias
- Establezca umbrales por gasto, categoría o riesgo del proveedor.
- Aprobar automáticamente dentro de las tolerancias; enviar excepciones a los propietarios.
- Las notificaciones basadas en roles mantienen los ciclos cortos.
Envío de órdenes de compra a proveedores
- Utilice el correo electrónico para proveedores pequeños; prefiero EDI/API para mayor velocidad y menos errores.
- Captura reconocimientos y solicitudes de cambio en un solo hilo.
Estado de seguimiento y entrega
- Fecha de envío prevista, ASN, actualizaciones de última milla.
- Para comercio minorista/comercio electrónico, sincronizar con OMS (TOMS) y WMS (TWMS) para fechas de promesa en tiempo real y franjas horarias de recepción.
Recepción de mercancías y discrepancias
- Manejo de recibos parciales, daños y devoluciones.
- TWMS admite almacenamiento, reglas de ubicación y escaneos móviles para una recepción rápida.
Automatización manual vs. automatización de órdenes de compra (comparación rápida)
| Área |
Manejo manual de órdenes de compra |
Automatización de órdenes de compra con myPOmanager |
| tiempo de ciclo |
Largos hilos de correo electrónico, aprobaciones fallidas |
Reglas, alertas, enrutamiento de roles, proveedor EDI/API |
| Reposición |
Intuición y hojas de cálculo |
Sugerencias de orden de compra automáticas basadas en el rendimiento histórico de ventas |
| Visibilidad |
Actualizaciones dispersas |
Paneles y métricas unificados |
| Escala |
Rompe con el volumen |
Sin límites de usuarios; implementación rápida (4 a 6 semanas) |
| Tasa de error |
Problemas de codificación y desajuste |
Datos estructurados, coincidencia de 2/3 vías, colas de excepciones |
Mejores prácticas de adquisiciones probadas en el campo
- Estandarizar los datos de los artículos y los términos del proveedor; aplicar bandas de tolerancia para precio/cantidad.
- Mantener cuadros de mando para OTIF, calidad y capacidad de respuesta; revisar en informes trimestrales.
- Utilice precios contractuales y compras planificadas para los artículos de mayor movimiento; mantenga márgenes de reserva para los artículos con entregas a largo plazo.
- Sincronice los planes de inventario con OMS y WMS para que las compras coincidan con la demanda realista y la capacidad de recepción.
Consulte también: Mastering Holiday Readiness (demand spikes) and Part 2.
Desafíos comunes en la gestión de órdenes de compra (y soluciones)
- gasto inconformista: Bloquear catálogo + aprobaciones; mostrar proveedores preferidos en la pantalla de orden de compra.
- Cambiar órdenes: versionar cada PO; capturar deltas; notificar a las partes interesadas automáticamente.
- Recibos tardíos: Vincular el ASN del proveedor a las ranuras de recepción del WMS; escalar por regla.
¿Necesito integraciones para mi flujo de trabajo de órdenes de compra?
Sí. Su Gestión de órdenes de compra La configuración debe integrarse con OMS, WMS, ERP, finanzas y notificaciones. Esto reduce la necesidad de reingresar datos y alinea las compras con la demanda real y el almacenamiento. Tejas proporciona conexiones predefinidas entre TOMS, TWMS y stacks financieros.
¿También está considerando Salesforce Cloud? Tejas implementa Salesforce Order Management, Service Cloud, Marketing Cloud y WMS en Salesforce. Empieza aquí | Servicio | Marketing | WMS en Salesforce.
Cómo seleccionar un software de gestión de órdenes de compra
Funciones imprescindibles
- Orden de compra automática basada en reglas; soporte para múltiples proveedores; EDI/API enlaces de proveedores.
- Integración de facturas con coincidencia de 2/3 vías; alertas basadas en roles.
- Master PO, manejo de mercancías dañadas/en muelle; paneles de BI.
- Implementación rápida; sin límites por usuario; actualizaciones en la nube.
Preguntas de ajuste
- ¿Necesitamos PO de dropship, PO de almacén o ambos?
- ¿Existen integraciones OMS/WMS o requieren trabajo personalizado?
- ¿Con qué rapidez podemos reducir el plazo de entrega (objetivo: semanas, no trimestres)? Tejas menciona ciclos rápidos en todos los productos.
Comparar Gestión de pedidos de Tejas (TOMS) y Gestión de almacenes de Tejas (TWMS) para mapear transferencias de extremo a extremo.
Plantillas y herramientas (guardar para su equipo)
Campos de orden de compra (referencia rápida)
Artículo, cantidad, costo unitario, impuestos, envío a, incoterms, cancelación antes de, condiciones de pago, notas de ruta, contacto.
Lista de verificación de conciliación de facturas
- La orden de compra existe y está abierta.
- GRN contabilizado para líneas y cantidades.
- Precio/impuestos dentro de tolerancia.
- Fletes y recargos asignados a códigos.
- Excepciones enrutadas con archivos adjuntos.
Lista de verificación para la incorporación de proveedores: Nombre legal e identificación fiscal; datos bancarios; contactos; catálogos; plazos de entrega; SLA; preparación para EDI/API; proceso de disputa.
Seguridad, cumplimiento y preparación para auditorías
Tejas opera con controles SOC-2 y una estrategia de seguridad documentada, lo cual resulta útil cuando los auditores preguntan cómo se protegen los datos de órdenes de compra, facturas y proveedores. Vincule esta página en su wiki de políticas. Seguridad y cumplimiento.
Tejas en acción
Una cadena de moda del Reino Unido implementó Salesforce Order Management junto con Tejas WMS, con flujos complejos de preparación y embalaje, paneles para la eficiencia del personal e integraciones de precios de compra. Plazos: Salesforce OM ~5 meses; Tejas WMS ~3-4 meses, incluyendo la integración de MuleSoft y NetSuite en otros programas, lo que demuestra que las soluciones modernas generan valor rápidamente cuando el alcance es claro.
Más referencias: Historias de éxito conjuntas.
Conclusiones clave
- La gestión de órdenes de compra funciona mejor con una política clara, datos limpios y aprobaciones consistentes.
- La automatización de órdenes de compra (reglas, EDI/API, alertas) reduce el tiempo del ciclo y los errores.
- Los vínculos estrechos con OMS/WMS alinean la compra con el stock, la recepción y las fechas prometidas.
- Realice un seguimiento de un conjunto de KPI eficientes (tiempo de ciclo, coincidencia de primer paso, variación de precio, OTIF) para guiar el proceso de gestión de órdenes de compra.
- Una gestión sólida de proveedores (cuadros de mando, acuerdos de nivel de servicio, tolerancias) estabiliza el rendimiento de los costes y las entregas.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la gestión de órdenes de compra y por qué utilizarla?
Es el marco que convierte las solicitudes en órdenes de compra aprobadas, recibe las mercancías, coteja las facturas y cierra los pagos con registros de auditoría. Si se implementa correctamente, el flujo de trabajo de órdenes de compra proporciona control, visibilidad y una contabilidad más ordenada.
¿Por dónde debería comenzar la automatización de órdenes de compra?
Comience con aprobaciones basadas en umbrales y EDI/API de proveedores para confirmaciones, luego agregue conciliación de facturas de 2/3 vías y colas de excepciones. Esta secuencia ofrece resultados rápidos sin interrupciones.
¿Qué KPI son importantes para el proceso de gestión de órdenes de compra?
Concéntrese en el tiempo del ciclo de la orden de compra, la tasa de conciliación en el primer paso, la variación de precios, el OTIF y la tasa de pagos atrasados. Revíselos en los paneles y vincule las acciones con los responsables, no con los comités.
¿Cómo mejoran las integraciones la gestión de órdenes de compra?
Conectar las órdenes de compra con OMS, WMS, ERP y AP elimina la necesidad de reingresar datos y sincroniza las compras con la demanda real y la capacidad de recepción. Además, acorta los ciclos de disputa y aclara el impacto en el efectivo.
¿Cómo deben manejar los equipos las disputas o desajustes con los proveedores?
Versionar la PO con evidencia, enrutar excepciones a la Aprobador, y hacer el Comprador responsable Para resolver problemas con el proveedor. Retener solo las líneas afectadas, mantener la comunicación en un único hilo y hacer seguimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) de cierre.
