Los clientes del comercio electrónico esperan envíos rápidos, con seguimiento y a un costo accesible en cada pedido. Detrás de esa expectativa, es necesario coordinar la selección del transportista, la generación de etiquetas, el seguimiento de los envíos y la gestión de incidencias en todos los pedidos, almacenes y canales. Cuando los flujos de trabajo de envío dependen de procesos manuales o de herramientas desconectadas, los retrasos y los errores se multiplican a medida que aumenta el volumen de operaciones.
¿Qué es el software de gestión de envíos?
El software de gestión de envíos automatiza el proceso de selección de transportistas, generación de etiquetas, seguimiento de envíos y gestión de incidencias en las entregas de pedidos de comercio electrónico. En lugar de iniciar sesión en los portales de cada transportista para comparar tarifas e imprimir etiquetas, un sistema de gestión de envíos centraliza todos los transportistas en una única interfaz. Además, aplica reglas para seleccionar la mejor opción para cada pedido.
Para los comercios electrónicos, la gestión de envíos se conecta con dos sistemas principales:
La gestión de envíos puede formar parte de un módulo integrado en las plataformas OMS y WMS o funcionar como un software independiente que se integra con ambos sistemas.
Cómo los flujos de trabajo de envío avanzan desde el pedido hasta la entrega
El envío no es un único paso. Desde el momento en que se confirma un pedido hasta que el cliente recibe el paquete, varios sistemas trabajan de forma coordinada y secuencial:
- El OMS dirige el pedido al centro de preparación más adecuado según el inventario disponible, la proximidad al cliente y el costo de envío.
- El WMS guía al personal del almacén durante las tareas de picking, packing y preparación del envío.
- El software de gestión de envíos compara las tarifas de los transportistas en tiempo real, selecciona el servicio que cumple la promesa de entrega al menor costo posible y genera la etiqueta de envío.
- La información de seguimiento se sincroniza con el OMS, que envía actualizaciones al cliente por correo electrónico o SMS.
- La gestión de incidencias identifica problemas como retrasos del transportista, errores en la dirección o entregas fallidas para que el equipo de operaciones pueda resolverlos.
Las empresas que utilizan el cumplimiento unificado con Salesforce pueden automatizar toda esta secuencia, desde la captura del pedido hasta la confirmación de la entrega, sin necesidad de cambiar de plataforma.
Funciones de envío que las empresas de comercio electrónico necesitan en un OMS y un WMS
No todos los sistemas OMS o WMS ofrecen las mismas capacidades de gestión de envíos. Una encuesta de Gartner reveló que el 47 % de las organizaciones de comercio digital tienen dificultades para equilibrar la rentabilidad y el crecimiento. Los costos de envío influyen directamente en esos márgenes. Estas son las funciones que debe priorizar:
- Comparación de tarifas entre múltiples transportistas para evaluar en tiempo real las tarifas de USPS, UPS, FedEx, DHL y transportistas regionales.
- Generación automática de etiquetas que imprima etiquetas en lote según la prioridad del pedido y las reglas de selección del transportista.
- Sincronización del seguimiento de envíos que envíe automáticamente los números de seguimiento al OMS y notifique al cliente.
- Gestión de envíos divididos para pedidos preparados desde varias ubicaciones, cada uno con su propio seguimiento.
- Generación de etiquetas de devolución preimpresas o bajo demanda, vinculadas al pedido original.
- Informes de rendimiento de los transportistas para medir entregas a tiempo, costo por envío y frecuencia de incidencias.
Cómo un OMS gestiona los flujos de trabajo de envío
Un OMS gestiona los envíos en el nivel de toma de decisiones. Antes de que se prepare un solo paquete, el OMS ya ha determinado desde qué almacén se enviará el pedido, qué transportista lo gestionará y qué nivel de servicio se aplicará. Para los responsables de almacenes con múltiples ubicaciones, este sistema evita que los pedidos se asignen al centro de distribución equivocado.
TOMS gestiona estas decisiones de envío como parte de su motor de enrutamiento distribuido de pedidos:
- Evalúa el inventario disponible en todos los almacenes conectados y selecciona la ubicación más cercana al cliente con existencias disponibles.
- Aplica reglas de envío basadas en la promesa de entrega, los límites de costo del transportista y los requisitos del nivel de servicio.
- Gestiona automáticamente los envíos divididos cuando los artículos deben enviarse desde diferentes ubicaciones.
- Aplica una lógica de envío uniforme en Shopify, Amazon y los canales mayoristas sin necesidad de configuraciones independientes para cada canal.
La automatización a nivel del OMS permite que el personal del almacén reciba pedidos con el transportista ya asignado y priorizados según su urgencia, eliminando la necesidad de tomar decisiones manuales durante la preparación.
Cómo un WMS gestiona los flujos de trabajo de envío
Un WMS gestiona los envíos en el nivel de ejecución. Una vez que el OMS asigna un pedido a un almacén específico, el WMS se encarga del proceso físico para que el paquete salga correctamente hacia su destino. Para los responsables del almacén, es aquí donde la precisión del picking, la rapidez del empaquetado y la correcta generación de etiquetas influyen directamente en el rendimiento de los envíos.
TWMS gestiona los procesos de picking, packing y envío con precisión verificada mediante códigos de barras:
- Guía al personal del almacén durante las tareas de picking con confirmación de cada artículo mediante escaneo.
- Asigna el embalaje adecuado según las dimensiones del producto y los requisitos del transportista.
- Genera etiquetas de envío directamente desde la interfaz del WMS, aplicando reglas de selección del transportista en función del peso, el destino y el nivel de servicio.
- Sincroniza la información de seguimiento con el OMS para que las notificaciones al cliente se envíen automáticamente.
Las funciones de envío del WMS reducen los errores de picking, eliminan los errores en las etiquetas y garantizan que cada paquete llegue al muelle de carga del transportista correcto. Las empresas que gestionan operaciones de almacén basadas en la nube pueden supervisar el estado de los envíos desde el almacén hasta la entrega al cliente.
OMS vs. WMS: responsabilidades de envío de un vistazo
| Tarea de envío |
OMS (capa de decisión) |
WMS (capa de ejecución) |
| Enrutamiento de pedidos |
Selecciona la ubicación de preparación según el inventario, la proximidad y el costo |
Recibe el pedido asignado y lo pone en cola para su procesamiento |
| Selección del transportista |
Aplica reglas de selección según el nivel de servicio y los límites de costo |
Aplica reglas según el peso, las dimensiones y el destino |
| Envíos divididos |
Asigna automáticamente los artículos a diferentes ubicaciones |
Gestiona envíos con varios paquetes dentro de un mismo almacén |
| Generación de etiquetas |
Envía al almacén la información del transportista y del servicio |
Genera e imprime las etiquetas en la estación de empaquetado |
| Actualizaciones de seguimiento |
Envía la información de seguimiento al cliente por correo electrónico o SMS |
Sincroniza los datos de escaneo y el estado del envío con el OMS |
| Picking, packing y envío |
No participa en la preparación física del pedido |
Guía al personal mediante procesos de picking y packing verificados con códigos de barras |
Software de envíos independiente vs. funciones de envío de un OMS y un WMS
Algunas empresas de comercio electrónico utilizan plataformas de envío independientes como ShipStation, EasyPost o Shippo junto con su OMS y WMS. Otras prefieren utilizar las funciones de envío integradas en sus sistemas de gestión de pedidos y almacenes. La mejor opción depende de dos factores: la complejidad de los transportistas con los que trabaja y el nivel de integración necesario.
Un software de envíos independiente es más adecuado cuando:
- Su OMS o WMS no dispone de integraciones nativas con los transportistas que utiliza.
- Necesita páginas de seguimiento personalizadas, albaranes con la imagen de su marca o una optimización avanzada de tarifas entre más de diez transportistas.
- La preparación de pedidos está a cargo de varios operadores logísticos (3PL), cada uno con su propia configuración de envíos.
Las funciones de envío integradas en un OMS y un WMS son más adecuadas cuando:
- Las decisiones de envío deben estar conectadas directamente con el enrutamiento de pedidos, la asignación de inventario y la ejecución en el almacén.
- Trabaja con un número manejable de transportistas (menos de diez) y utiliza una plataforma unificada como Salesforce.
- Su prioridad es eliminar el middleware y los retrasos de sincronización entre los datos de pedidos, inventario y envíos.
Beneficios de automatizar los envíos mediante un OMS y un WMS
La automatización de los flujos de trabajo de envío ofrece beneficios medibles. La NRF estimó que las devoluciones del comercio minorista alcanzaron los 890 mil millones de dólares en 2025, lo que hace que la precisión en los envíos sea aún más importante para proteger los márgenes de beneficio:
- Reducción de los costos de envío mediante la comparación automática de tarifas para seleccionar el servicio más económico que cumpla la promesa de entrega.
- Preparación de pedidos más rápida gracias a la generación automática de etiquetas y la asignación de transportistas.
- Menor número de errores gracias a los procesos del WMS verificados mediante códigos de barras, que evitan errores de picking y etiquetas incorrectas.
- Mejor experiencia del cliente mediante actualizaciones de seguimiento en tiempo real enviadas automáticamente desde el OMS.
Desafíos en la automatización de los flujos de trabajo de envío
La automatización de los envíos también presenta algunos desafíos prácticos:
- La fiabilidad de las API de los transportistas varía. Las cotizaciones de tarifas y las actualizaciones de seguimiento dependen de la disponibilidad de los sistemas del transportista, un aspecto que los equipos de operaciones no pueden controlar.
- La falta de validación de direcciones provoca entregas fallidas. Integrar la verificación de direcciones en el OMS permite detectar errores antes de generar las etiquetas.
- Los envíos internacionales añaden complejidad debido a la documentación aduanera, el cálculo de aranceles y los requisitos específicos de cada país y transportista.
Las empresas que evalúan cómo un OMS se integra con los flujos de trabajo de gestión de pedidos multicanal deberían incluir las capacidades de gestión de envíos entre sus criterios de selección.
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Tejas Software ofrece soluciones OMS y WMS que incorporan la automatización de los flujos de trabajo de envío como parte de su plataforma principal. TOMS gestiona el enrutamiento de pedidos y la selección de transportistas. TWMS se encarga de la ejecución de los procesos de picking, packing y envío, además de la generación de etiquetas. Juntos, permiten que el proceso de envío fluya desde el pedido hasta la entrega sin depender de herramientas desconectadas.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es el software de gestión de envíos y para qué sirve?
El software de gestión de envíos automatiza la selección de transportistas, la generación de etiquetas, el seguimiento de los envíos y la gestión de incidencias en las entregas de pedidos de comercio electrónico. El sistema se integra con plataformas OMS y WMS para coordinar todo el proceso de envío.
¿Cómo gestiona un sistema de gestión de pedidos (OMS) los flujos de trabajo de envío?
Un OMS gestiona los envíos en el nivel de toma de decisiones, seleccionando la ubicación de preparación del pedido, el transportista, el nivel de servicio y las reglas de costos de envío. Además, sincroniza la información de seguimiento para enviar notificaciones automáticas a los clientes.
¿Qué funciones de envío deberían buscar las empresas de comercio electrónico en un OMS o WMS?
Comparación de tarifas entre múltiples transportistas, generación automática de etiquetas, sincronización del seguimiento de envíos, gestión de envíos divididos, generación de etiquetas de devolución e informes sobre el rendimiento de los transportistas.
¿Cómo se integra el software de gestión de envíos con los transportistas y los almacenes?
El software de gestión de envíos se conecta con los transportistas mediante API para obtener tarifas, generar etiquetas y actualizar el seguimiento. La integración con el WMS envía los detalles del pedido a los procesos de picking, packing y envío del almacén, mientras que la información del envío se sincroniza nuevamente con el OMS.
¿Cuál es la diferencia entre un software de envíos independiente y las funciones de envío integradas en un OMS?
Las plataformas independientes admiten un mayor número de transportistas y ofrecen una optimización de tarifas más avanzada. Las funciones de envío integradas en un OMS se conectan directamente con el enrutamiento de pedidos y los datos de inventario, eliminando retrasos de sincronización y la necesidad de middleware.
¿Cómo reduce un OMS los costos de preparación de pedidos mediante la automatización de los envíos?
La comparación automática de tarifas selecciona el servicio más económico que cumple la promesa de entrega. Además, al eliminar la selección manual del transportista y la generación manual de etiquetas, se reduce el tiempo de trabajo y se minimizan los errores de envío.
